เมื่อพบว่าโฉนดหาย สิ่งแรกที่ต้องทำคือการแจ้งความลงบันทึกประจำวันที่สถานีตำรวจในท้องที่ทันที หลายคนสงสัยว่าโฉนดที่ดินหายทํายังไง ขั้นตอนแรกคือต้องเก็บรวบรวมเอกสารหลักฐานที่มีทั้งหมด แม้กระทั่งสำเนาเก่า ๆ เพื่อง่ายต่อการดำเนินเรื่อง จากนั้นนำหลักฐานไปติดต่อสำนักงานที่ดินเพื่อขอออกใบแทน  กรณีโฉนดที่ดินหายแต่ไม่มีสำเนาแนดที่ดิน สามารถขอออกใบแทนได้โดยไม่ต้องกังวล เพราะสำนักงานที่ดินมีฐานข้อมูลต้นฉบับเก็บไว้ แต่ต้องมีพยานอย่างน้อย 2 คนมารับรอง และยืนยันความเป็นเจ้าของ รวมถึงต้องผ่านขั้นตอนการตรวจสอบจากเจ้าหน้าที่อย่างละเอียด

“ใบแทน” คืออะไร

     เมื่อทำโฉนดที่ดินหายเจ้าของที่ดินจะได้รับ “ใบแทน” ซึ่งมีสถานะทางกฎหมายเทียบเท่าโฉนดที่ดินฉบับเดิมทุกอย่าง เพราะสามารถใช้ทำนิติกรรมต่างๆ ได้ตามปกติ โดยการออกใบแทน จะมีการบันทึกประวัติการออกใบแทนไว้ในระบบของกรมที่ดินด้วย

ขั้นตอนการขอออกใบแทนเมื่อทำโฉนดหาย

1. ลงบันทึกแจ้งความที่สถานีตำรวจ

เมื่อรู้ว่าโฉนดที่ดินหาย ต้องรีบไปแจ้งความที่สถานีตำรวจในท้องที่ทันที เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่าโฉนดที่ดินหายจริง และไม่ได้นำไปทำธุรกรรมใด ๆ เช่น จำนอง หรือขายฝาก ซึ่งใบแจ้งความนี้จะเป็นเอกสารสำคัญในการขอออกใบแทน

2. ติดต่อสำนักงานที่ดินพร้อมหลักฐานแจ้งความ

เมื่อได้ใบแจ้งความมาแล้ว ให้นำไปติดต่อที่สำนักงานที่ดินในเขตที่ที่ดินนั้นตั้งอยู่ โดยในกรณีโฉนดที่ดินหาย ไม่มีสำเนา ทางสำนักงานที่ดินจะตรวจสอบข้อมูลจากฐานข้อมูลทะเบียนที่ดิน เพื่อยืนยันความเป็นเจ้าของ 

3. ยื่นคำร้องพร้อมพยานรับรอง 2 คน

ในขั้นตอนการยื่นคำร้อง จะต้องนำพยาน 2 คนที่น่าเชื่อถือมารับรองต่อเจ้าหน้าที่ด้วย ซึ่งพยานต้องสามารถยืนยันได้ว่าผู้ขอเป็นเจ้าของที่ดินจริง และไม่ได้นำโฉนดไปทำธุรกรรมใด พร้อมกับนำบัตรประชาชนมาแสดง และลงลายมือชื่อในเอกสารรับรอง

4. กรอกเอกสารพร้อมลายเซ็นต่อพนักงานที่ดิน

หลังจากนั้น เจ้าหน้าที่จะให้กรอกแบบฟอร์มคำขอออกใบแทน พร้อมลงลายมือชื่อต่อหน้าเจ้าพนักงาน จากนั้นจะมีการติดประกาศ 30 วัน เพื่อให้ผู้มีส่วนได้เสียคัดค้าน